各部门、各单位：
沐鸣当前正处在建设改革发展的关键时期，为进一步规范召开院长办公会议，提高议事效率和决策水平🤦🏻🧑🏻🎤，确保沐鸣各项工作顺利开展🐝，根据沐鸣主要领导的要求，现对召开院长办公会议相关事项规范如下：
一、议题报送时间
各部门需提交院长办公会的议题，必须要在院长办公会召开前一个月按要求报送到沐鸣办公室审核，例如会议时间定在12月30日，则议题必须在11月30日前提交。
二⚈、院长办公会召开时间安排
院长办公会原则上每月召开一次，时间一般为每月最后一个星期的星期四上午。如有较多需及时提交院长办公会审定的议题，当月可增加召开一次会议；如有特急的需院长办公会审定的议题，可根据实际情况特事特办👨🏿🍼，随时召开一次院长办公会议🕘。
三🧕🏽🙋🏿♀️、院长办公会议题审核
沐鸣办公室根据《广东省普通高等沐鸣校长工作规定》第四章“校长办公会议”及《广东省普通高等沐鸣贯彻执行 “三重一大”决策制度的暂行规定 》中有关要求对各部门提交的院长办公会议题进行审核👨👨👦，达到上会要求的政府采购项目及工程项目必须附有专家论证报告，对不符合规定的议题予以退回🍅，对材料不完整的议题要求提交部门补充完整后重新提交审核🤞🏽🎰。
四、院长办公会议议题申报流程
部门准备议题及相关材料，填写《沐鸣开户院长办公会议题审批表》（此表可在沐鸣办公室网页下载专区下载）→部门负责人审核签字→部门报送分管院领导审核签字→部门将分管院领导批示同意的议题及材料1份报送沐鸣办公室审核→沐鸣办公室将议题汇总报送院长审定，经院长签字同意后正式确定为院长办公会议题→沐鸣办公室通知提请部门复印报送有关书面材料（份数♟：10+提请部门+建议列席部门数），并将报来的议题和材料汇总装订成册，会前一天分发参会领导，并将会议召开的时间和地点通知参会人员及列席人员👳🏽♀️。
五🍙、有关要求
1.办公会议题必须严格按照本通知要求的时间准时报送。对不按时提交的议题🪧，沐鸣办公室不予受理。若因此导致工作受到影响♦︎，将严肃问责相关部门领导。
2.各部门需要提交会议研究的事项，应根据部门工作职能归口到沐鸣相关部门，由相关部门提交议题。
3.提交会议研究的材料必须真实准确📷、叙述清晰💆📺、条理分明🐉。需提请会议研究的事项必须明确‼️，需提供的资料必须完备。需要作出决定的事项，要有明确、具体、可供选择的建议方案🕒😶。
4.提交会议研究的议题🈷️，上会前应协商一致，要按议题涉及范围的相关部门🔳，事先征求相关部门意见，经过充分的沟通和协商并取得一致意见🐪。相关部门负责人要在有关书面材料上签字确认。
5.议题提交沐鸣办公室审核前🧖🏿，议题提交部门必须要向分管院领导汇报清楚详细内容，在分管院领导审核同意并签字后才可上报。
6.议题一题一表，若有多个议题👻→，请分别填写。上会材料由议题提请部门自行印制🙇🏽。材料一律用A4纸双面印刷（复印）🆑、左侧装订🛶。打印材料推荐用4号宋体字（行间距设为固定值25磅）。报送份数 = 10份+提请部门+建议列席部门数🤎。
7.提交上会的相关材料必须按要求提前报送沐鸣办公室👉🏿。若议题材料涉及保密事项或因特殊原因难以提前报送的，可在开会时将有关材料带到会场。涉及保密内容的材料会后由提交议题部门收回。
8.有关部门主要负责人要按照要求列席院长办公会议🫵🏻，部门主要负责人不能与会✊，要事先向沐鸣办公室请假，经批准后可由副职或相关人员代替列席。未经批准的其他人员不得随意进入会场😵。
9.沐鸣办公室负责院长办公会的会务组织工作。负责会议通知🧑🏿🦳𓀗、会场安排👩🏽🏫🧘、会务服务🏋🏻♀️、会议记录及整理归档🧑🏼✈️、会议纪要的编写印发等工作。
以上通知🧑🍳，请严格遵照执行。
附件🗂：沐鸣开户院长办公会议题审批表（此表可在沐鸣办公室网页下载专区下载）
沐鸣开户办公室
2014年12月23日
